Karri Hiekkanen
5
.
10
.
2016

Trello: Mahtava ja ilmainen organisointityökalu

Disclosure! Yritä.fi ei ole Trellon kanssa virallisesti missään tekemisissä ja he eivät ole maksaneet meille tästä kirjoituksesta.

Jos olet koskaan käyttänyt Trelloa, on suuri todennäköisyys, että olet jo fani. Itse olen ollut fani heti ensikosketuksestani lähtien. Trellon vahvuus on sen helppokäyttöisyydessä ja selkeydessä. Yksinkertaisen toimiva työkalu taipuu kuitenkin myös uskomattoman laajojen projektien hallintaan. Sitä käyttääkin monet isot ja menestyvät yritykset, kuten Google, Adobe, Kickstarter, Pixar, National Geographic ja miljoonat muut tyytyväiset käyttäjät.

Toimintalogiikka

Trellon toimintalogiikka pohjautuu Toyotan 1980-luvulla kehittämään Kanban-tauluun. Kanban-taulu koostuu pystysuorista listoista, jotka sisältävät kortteja. Jokainen kortti sisältää yhden, selkeästi määritellyn tehtävän. Perinteisessä Kanban taulussa tehtävät jaetaan kolmeen listaan: Tehtävät (Todo), Työn alla (Doing) ja Tehty (Done). Kortteja siirretään aina suoritusvaiheen mukaan listasta toiseen, samaan tyyliin kuin Post-it lappuja, mutta digitaalisesti. Jokainen tehtävä on siis selkeästi esillä, ja projektin kokonaisuus on helppo hahmottaa yhdellä vilkaisulla.

Työn alla -listassa kannattaa pitää vain yhtä korttia kerrallaan, joka auttaa keskittymään vain siinä mainittuun yksittäiseen tehtävään kerralla. Tehty-listan korttien näkeminen auttaa tuomaan lisämotivaatiota aikaansaannoksista, sekä tuo tarpeen vaatiessa muistinvirkistystä tehtävien yksityiskohdista.

Parhaat edut tiimityöskentelyssä

Trello on suunniteltu alusta asti toimimaan hyvin tiimityön organisoinnissa. Tässä Trellon erinomaiset ominaisuudet pääsevätkin loistamaan. Kortteja voi kategorisoida nimen ja värin mukaan, kortin voi osoittaa jonkun henkilön vastuulle, sen kuvauksessa voi selkeyttää tehtävää, korttiin voi lisätä oman tehtävälistan, luoda äänestyksiä, lisätä liitetiedostoja, määrittää määräajan ja ehkä tärkeimpänä (ainakin omasta mielestäni) kommentoida rajattomasti. Nämä ominaisuudet mahdollistavat tehokkaan tehtävään liittyvän kommunikoinnin ja päätöksenteon.

Varsinkin kommentointi tuo mahdollisuuden keskustella juuri kyseisestä tehtävästä paikassa, jossa viestit ovat aina oikeassa kontekstissa. Aiheeseen X liittyvien vanhojen sähköpostien ja chat-keskustelujen etsiminen ja läpikäynti onkin varmasti tuttu tilanne monille.

Myös mahdollisuus liittää liitetiedostoja tehtäväkorttiin lisää arvokasta kontekstisidonnaisuutta, varsinkin kun kyseessä on visuaalinen aihe.

Trello käytännössä

Trellon ominaisuuksien ymmärtäminen käytännössä onnistuu helpoiten esimerkin avulla. Otetaan kuvitteellinen tiimi, joka on kehittämässä uutta tuotetta tai palvelua. Nyt heidän Työn alla -kortissa on tehtävänä keksiä uusi nimi uudelle tuotteelle.

Projektin johtaja on alussa lisännyt tehtävälle vetäjän, eli lisännyt korttiin henkilön joka on vastuussa kyseisestä tehtävästä ja määrittänyt tehtävän määräajaksi perjantai kello 12.00.

Seuraavaksi vastuuhenkilö kirjoittaa tehtävän kuvaukseen ohjeet, joissa kannustaa tiimin jäseniä lisäämään omia nimiehdotuksia korttiin. Jos ideointiin haluaa mukaan tiimin ulkopuolisia jäseniä, voi Trello taulun jakaa myös linkkinä, joka mahdollistaa tauluun pääsyn ilman rekisteröitymistä.

Nimiehdotusten keräilyn jälkeen, viimeisenä vaiheena, vastuuhenkilö kerää nimiehdotukset ja luo äänestyksen Trelloon. Tämä äänestysominaisuus on lisäosa, jota Trello kutsuu nimellä “Power Up”.

Power Upit ja lisäpalvelut

Trelloa on siis mahdollista laajentaa entistä tehokkaammaksi ja monipuolisemmaksi lisäosilla, eli Power Upeilla. Näitä Power Uppeja ovat esim. Trellon itse rakentamat äänestys, kalenterinäkymä ja korttien automaattinen ikääntyminen (jonka jälkeen kortit arkistoituvat automaattisesti) sekä kolmansien osapuolten kehittämät liitännät, kuten Google Drive tiedostojen lisääminen ja Mailchimp tietojen näkyminen kortissa.

Trellon kattavaan ilmaisversioon kuuluu yksi ilmainen Power Up per taulu. Nämä Power Upit ovatkin isoin syy harkita Trellon Business Class (9,99$ per kk per käyttäjä) tai Enterprise (kustomoitu hinnoittelu) tasojen valitsemista. Nämä maksulliset versiot mahdollistavat myös isommat liitetiedostot, paremman käyttäjähallinnan, sekä laajemmat personointimahdollisuudet (taustakuvia ja tarroja).

Itse olen käyttänyt Trelloa jo vuosia ilman tarvetta maksaa lisäominaisuuksista. Ilmaiseen versioon kuuluu kaikki Trellon pääominaisuudet ja ne ovat riittäneet minulle erittäin hyvin. Vaikka maksullinen versio kiinnostaisi, suosittelen silti alkuun kokeilemaan Trelloa ilmaiseksi ja tutustumaan mitä ominaisuuksia todella tarvitset.

Ohjeita Trellon käyttöön

Jos innostuit Trellosta, listaan alle muutamat vinkit jotka olen oppinut oman käyttöni kautta.

Tärkeimpänä yksittäisenä asiana, joka parantaa Trellon käytön tehokkuutta, on tehtävien selkeä määrittäminen. Tämä onkin asia mitä en voi painottaa tarpeeksi. Ensikertalaiset määrittelevät helposti tehtävän aivan liian laajasti (kuten minäkin tein pitkään). Esimerkiksi "uudet verkkosivut" kertoo kyllä mitä pitää saada aikaan, mutta ei anna tehtävän suorittajalle vinkkejä, miten ja varsinkaan milloin tehtävä on valmis. Onko tämä tehtävä valmis uuden designin jälkeen? Sivujen ollessa verkossa? Domainin oston jälkeen? 

Huonosti määritelty tehtävä johtaa siihen, että päädyt katsomaan samaa korttia päivistä viikkoihin ja viikoista jopa kuukausiin. Tämä taas luo helposti illuusion, että asiat eivät etene ja samalla Trellon hyöty pienenee. Tämän sijasta kannattaisi tehdä oma lista, tai oma taulu, uusille verkkosivuille ja jakaa se selkeisiin tehtäviin. Näillä tehtävillä tulee olla selkeä “tehty määritelmä”, kuten “Logon ideointiin ehdotuksia, määräaika 1 viikko”, “Hosting palvelun valitseminen” ja “Domainin osto”.

Toisena vinkkinä suosittelen muutamien pikanäppäinkomentojen opettelua heti käytön alusta alkaen. Näiden oppiminen kestää vain muutaman hetken, mutta ne nopeuttavat Trellon käyttöä huomattavasti. Yksi parhaista käyttämistäni pikanäppäimistä on b, joka avaa Taulut valikon, josta pääset suoraan kirjoittamaan etsi-kenttään. Näin ollen Yritä.fi taulu löytyy painamalla: b y Enter. Toinen aikaa säästävä pikanäppäin on c, joka arkistoi auki olevan tehtäväkortin. Kolmannen pikanäppäimen avulla pääset muokkaamaan kortin listassa näkyvää tekstiä menemällä hiirellä kortin päälle ja painamalle e.

Viimeinen vinkki on uusien korttien lisääminen sähköpostilla. Tätä ominaisuutta en itse juuri käytä (yritän minimoida ajan sähköpostissa), mutta joka on varmasti hyödyllinen sähköpostia paljon käyttävälle. Löydät sähköpostiosoitteen korttien lisäämiseen Näytä valikko - Lisää - Sähköpostita Taululle -asetukset kohdasta.

Jos innostuit Trellosta, voit rekisteröityä ilmaiseksi osoitteessa Trello.com. Ja jotta saat siitä kaiken irti kannattaa myös tutustua Trellon blogiin: How to Use Trello Like a Pro ja The Ultimate Board of Trello Tips & Tricks -Trello tauluun.

Karri Hiekkanen
5
.
10
.
2016